Cómo sincronizar chats de whatsapp con notas y tareas CRM

En el mundo digital de ritmo rápido de hoy, las empresas buscan constantemente formas de optimizar la comunicación y mejorar la participación del cliente. Con más de 2 mil millones de usuarios activos en todo el mundo, WhatsApp se ha convertido en una piedra angular de la comunicación empresarial, ofreciendo una forma directa y personal de conectarse con los clientes. La integración de los chats de WhatsApp con sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) es un cambio de juego, lo que permite a las empresas centralizar las interacciones de los clientes, automatizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia. Esta guía completa explora cómo sincronizar los chats de WhatsApp con notas y tareas CRM para registros de contacto sin problemas, creación de tareas y recordatorios de seguimiento.

‍

¿Por qué integrar WhatsApp con CRM?

La integración de WhatsApp con un sistema CRM transforma la forma en que las empresas administran las relaciones con los clientes. Al sincronizar chats con notas y tareas de CRM, las empresas pueden

• Centralice los datos del cliente : almacene todas las interacciones de WhatsApp junto con correos electrónicos, llamadas y otros puntos de contacto en una sola plataforma, proporcionando una visión unificada del historial del cliente.
• Aumente la productividad : automatice la creación de tareas y los recordatorios de seguimiento para garantizar que no se pase por alto ninguna consulta de plomo o cliente.
• Mejorar la personalización: acceder al historial de conversación para adaptar las respuestas basadas en interacciones anteriores, aumentando la satisfacción del cliente.
• Alegar flujos de trabajo: automatizar procesos de rutina, como registrar chats, asignar tareas o enviar mensajes de seguimiento para ahorrar tiempo y reducir los errores manuales.
• Rendimiento de seguimiento: monitoree las métricas como los tiempos de respuesta y la participación de la campaña para optimizar las estrategias.

Con la tasa de apertura del 98% y el alcance global de WhatsApp, integrarse con un CRM asegura que las empresas puedan involucrar a los clientes donde están, en tiempo real, mientras mantienen los datos organizados y procesables.

‍

Comprender las soluciones comerciales de WhatsApp

Antes de sumergirse en el proceso de integración, es importante comprender las dos herramientas comerciales principales de WhatsApp:

1. Aplicación comercial de WhatsApp : diseñada para pequeñas empresas, esta aplicación gratuita ofrece características básicas como saludos automatizados, respuestas rápidas y gestión de contacto. Sin embargo, carece de capacidades robustas de integración de CRM.
2. API empresarial de WhatsApp : diseñada para empresas medianas a grandes, la API permite integraciones avanzadas, automatización y soporte de múltiples agentes. Esta es la clave para sincronizar chats con sistemas CRM.

Para sincronizar los chats de WhatsApp con notas y tareas CRM, las empresas deben usar la API de negocios de WhatsApp, que admite la transferencia de datos sin problemas e integración con plataformas de terceros.

‍

Pasos para sincronizar chats de whatsapp con notas y tareas de CRM

Paso 1: elija el CRM correcto con la integración de WhatsApp

Elegir un CRM que admita la integración de WhatsApp es fundamental. Los CRM populares con integración de WhatsApp nativa o de terceros incluyen

• HubSpot : proporciona integración nativa de WhatsApp para administrar chats, automatizar flujos de trabajo y sincronizar datos para contactar a los registros.
• Salesforce : Admite la API comercial de WhatsApp para comunicación en tiempo real, automatización de tareas y sincronización de datos.
• Zoho CRM : habilita mensajes de plantilla, intercambio de documentos y flujos de trabajo automatizados a través de WhatsApp.
• PipeDrive : se integra a través de herramientas de terceros como Zapier o plataformas como Responder.io para WhatsApp Sync.
• Monday.com : ofrece integración de WhatsApp personalizable para la gestión de tareas y la sincronización de contacto.

Al elegir un CRM, asegúrese de que admita funciones como automatización de chat, etiquetado de conversación y análisis en tiempo real. También son críticas una interfaz y compatibilidad fácil de usar con su pila tecnológica.

Paso 2: crea una cuenta de API de negocios de WhatsApp

Para integrar WhatsApp con su CRM, necesitará una de API de WhatsApp Business . Aquí le mostramos cómo configurarlo:

1. Regístrese con un proveedor de soluciones comerciales de WhatsApp (BSP) : elija un BSP de confianza como Responder.io, Aisensy o Twilio para acceder a la API. Estos proveedores simplifican la configuración de la cuenta y garantizan el cumplimiento de las políticas de Meta.
2. Verifique su negocio : envíe los detalles de su negocio, incluido un número de teléfono no asociado con una cuenta de WhatsApp existente, y reciba la aprobación de Meta.
3. Crear plantillas de mensaje : los mensajes de salida requieren plantillas preaprobadas. Plantillas de diseño para escenarios comunes, como seguimientos, confirmaciones o promociones.
4. Conéctese a la API: use el tablero BSP para generar teclas API o códigos QR para la integración con su CRM.

Paso 3: Integre WhatsApp en su CRM

Hay tres formas principales de integrar WhatsApp con un CRM:

1. Integración nativa : algunos CRMS, como Hubspot o Zoho, ofrecen integración incorporada de WhatsApp. Simplemente conecte su cuenta de API empresarial de WhatsApp a través de la configuración del CRM, mapee los campos de datos y habilite la sincronización de chat.
2. Las plataformas de terceros : herramientas como Wati, Respuesta.io o TimalineineAi actúan como middleware, conectando WhatsApp con CRMS como ClickUp o Pipedrive. Estas plataformas ofrecen características avanzadas como chatbots y soporte multicanal.
3. Integración de API personalizada : para las empresas con experiencia técnica, las integraciones personalizadas se pueden construir utilizando las API empresariales de WhatsApp y las API CRM. Este enfoque proporciona la máxima flexibilidad, pero requiere recursos de desarrollo.

Ejemplo: sincronizar con Hubspot

• Navegue al mercado de integraciones HubSpot y seleccione WhatsApp.
• Conecte su cuenta de API empresarial de WhatsApp utilizando las credenciales BSP.
• Asociar chats de WhatsApp con registros de contacto de Hubspot y habilite el registro automático de mensajes como notas CRM.
• Configure los flujos de trabajo para crear tareas (como "Seguimiento con liderazgo") basados en desencadenantes de chat, como mensajes nuevos o palabras clave.

Paso 4: Sync WhatsApp Chats con notas CRM

Para garantizar que todas las interacciones de WhatsApp se registren como notas CRM:

• Habilite el registro automático de chat : configure su CRM o plataforma de terceros para sincronizar cada mensaje de WhatsApp entrante y saliente en la línea de tiempo del contacto correspondiente. Por ejemplo, en Salesforce, los chats se pueden registrar como "notas" o "actividades" bajo un registro de contacto.
• Agregue notas contextuales : use herramientas como WAPLUS o TIMELINEINEAI para agregar notas o etiquetas privadas (por ejemplo, "urgente", "nuevo plomo") para chats para obtener un mejor contexto.
• Sync Multimedia : asegúrese de que las imágenes, las notas de voz o los documentos compartidos a través de WhatsApp se guarden en el CRM. Por ejemplo, Zoho CRM le permite vincular los archivos adjuntos para contactar registros.
• Mantenga el historial de conversación : las plataformas como Nethunt CRM crean una vista unificada de los chats de WhatsApp, los correos electrónicos y otras interacciones, lo que facilita la revisión de conversaciones pasadas.

Paso 5: automatizar la creación de tareas y los recordatorios de seguimiento

Automatice tareas y recordatorios basados en chats de WhatsApp para optimizar los flujos de trabajo y garantizar seguimientos oportunos. Aquí está como:

• Creación de tareas a partir de chats: Establezca reglas de automatización para generar tareas cuando se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo:
  
  • En Zoho CRM, cree una tarea como "Líder de llamada" cuando un mensaje de WhatsApp contiene "interesado.
  • En Hubspot, asigne una tarea a un representante de ventas cuando un líder responde a una campaña de transmisión.
• Programe recordatorios de seguimiento : use flujos de trabajo CRM para enviar mensajes de WhatsApp automatizados o crear recordatorios. Por ejemplo, si un cliente no responde dentro de las 24 horas, active una tarea como "enviar un mensaje de seguimiento".
• Asigne tareas a los miembros del equipo : las plataformas como InterAKT le permiten asignar automáticamente los clientes potenciales a los representantes de ventas en función de las respuestas de chat, asegurando una distribución de tareas eficiente.
• Rastree el progreso de la tarea: use los paneles CRM para monitorear las tasas de finalización de la tarea y el rendimiento del agente para garantizar la responsabilidad.

Paso 6: Use Analytics para la optimización

La mayoría de las plataformas de integración de CRMS y WhatsApp ofrecen análisis para rastrear el rendimiento. Las métricas clave para monitorear incluyen:

• Tiempos de respuesta : mida qué tan rápido responden los agentes a los mensajes de WhatsApp para mejorar la satisfacción del cliente.
• Tasas de compromiso : analizar las tasas de respuesta, lectura y respuesta para campañas de transmisión.
• Finalización de la tarea : rastrea cuántas tareas (como seguimientos o ofertas) se completan dentro de los plazos establecidos.
• Tasas de conversión : monitoree cómo las interacciones de WhatsApp contribuyen a las ventas o las conversiones de plomo.

Por ejemplo, AISENSY proporciona análisis en tiempo real en las tasas de entrega, lectura y de clic para ayudar a las empresas a refinar sus estrategias de mensajería.

‍

Las mejores prácticas de integración de WhatsApp CRM

Para maximizar los beneficios de sincronizar los chats de WhatsApp con notas y tareas CRM, siga estas mejores prácticas:

1. Mantenga la información de contacto actualizada : revise y actualice regularmente la información de contacto para garantizar la precisión. Use etiquetas como "nuevo plomo" o "cliente VIP" para clasificar los contactos.
2. Use la automatización sabiamente : automatice tareas repetitivas como preguntas frecuentes o seguimientos, pero asegúrese de que los agentes humanos manejen consultas complejas para un toque personal.
3. Realice las regulaciones de privacidad de datos : cumpla con regulaciones como GDPR o CCPA al almacenar datos de WhatsApp. Habilite 2FA y use plataformas con cifrado de extremo a extremo.
4. Capacite a su equipo : capacite a los empleados sobre cómo usar la integración de CRM y WhatsApp para garantizar una adopción sin problemas.
5. Flujos de trabajo de prueba : pruebe las reglas de automatización regularmente para garantizar que las tareas y los recordatorios se activen correctamente.
6. Archive Chats inactivos : Mantenga su CRM organizado archivando conversaciones antiguas para que pueda concentrarse en clientes potenciales activos.

‍

Ejemplos del mundo real

1. Negocio de comercio electrónico : un minorista utiliza WATI para sincronizar los chats de WhatsApp con Hubspot, registrar consultas de clientes como notas y crear tareas para el seguimiento del pedido. Los recordatorios automatizados aseguran actualizaciones oportunas de entrega, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
2. Agencia de viajes : una agencia de viajes integra WhatsApp con Salesforce para registrar confirmaciones de reserva y preferencias del cliente (como comidas vegetarianas). A los agentes se les asignan tareas para confirmar las solicitudes especiales, mejorando la calidad del servicio.
3. Proveedor de atención médica : una clínica usa Respuesta.io para conectar WhatsApp con Zoho CRM, automatizar recordatorios de citas y registrar las consultas de los pacientes como notas. Las tareas se crean para las llamadas de seguimiento, reduciendo la no shows.

‍

Desafíos y soluciones

• Desafío: Automatización limitada en integraciones nativas de CRM.
  
  • Solución : Use plataformas de terceros como Respuesta.IO o WATI para capacidades de automatización avanzada.
• Desafío: Administración de altos volúmenes de mensajes.
  
  • Solución : Implemente chatbots para manejar las preguntas frecuentes y enrutar consultas complejas a los agentes.
• Desafío: Cumplir con las políticas de WhatsApp.
  
  • Solución : Trabaje con un BSP de confianza para mantenerse al día con los requisitos de Meta y utilizar plantillas de mensajes preaprobadas.

‍

Herramientas para considerar

• Wati : ofrece una bandeja de entrada unificada, un constructor de chatbot e integraciones con Hubspot, Zoho y Salesforce.
• Responder.io : Admite mensajes multicanal, integraciones CRM y análisis en tiempo real.
• Timaleineai : ofrece integraciones CRM sin código y una bandeja de entrada compartida para la colaboración del equipo.
• Aisensy : ideal para el marketing de WhatsApp con características como campañas de transmisión y flujos de chatbot.
• WAPLUS : una extensión de Chrome para WhatsApp Web con integración CRM y soporte de chatbot AI.

‍

Final

La sincronización de chats de WhatsApp con notas y tareas de CRM es una forma poderosa de mejorar la participación del cliente, simplificar las operaciones e impulsar el crecimiento comercial. Al elegir el CRM correcto, configurar la API comercial de WhatsApp y aprovechar la automatización, las empresas pueden centralizar los registros de contacto, automatizar la creación de tareas y garantizar el seguimiento oportuno. Con herramientas como HubSpot, Zoho o plataformas de terceros como Wati y Responder.io, integrar WhatsApp en su CRM es más fácil que nunca. Comience a explorar la integración de WhatsApp CRM hoy para desbloquear todo el potencial de sus relaciones con los clientes.

‍