Crear desencadenantes basados ​​en eventos para mensajes de whatsapp

En el acelerado panorama digital actual, las empresas recurren cada vez más a plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp para interactuar con sus clientes en tiempo real. Con más de 2000 millones de usuarios en todo el mundo, WhatsApp se ha convertido en un canal fundamental para la comunicación personalizada, lo que la convierte en una plataforma ideal para automatizar las interacciones con los clientes. Mediante activadores basados ​​en eventos y webhooks, las empresas pueden integrar WhatsApp con sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y plataformas sin código como HubSpot, Airtable y Zoho CRM para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la interacción con los clientes y automatizar tareas repetitivas. Este artículo explora cómo crear integraciones basadas en eventos para la mensajería de WhatsApp utilizando estas plataformas, centrándose en la automatización sin código, los detectores de eventos y los activadores de CRM.

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Comprensión de los activadores y webhooks basados ​​en eventos

Los activadores basados ​​en eventos son acciones automatizadas que se activan cuando ocurre un evento específico en una aplicación. Por ejemplo, al añadir un nuevo cliente potencial a un CRM, un activador puede enviarle un mensaje personalizado de WhatsApp. Los webhooks son la base de estas integraciones, actuando como un "sistema de correo" que envía datos en tiempo real (una carga útil) a una URL específica cuando ocurre un evento. A diferencia de las API tradicionales, que requieren un sondeo constante, los webhooks envían datos al instante, lo que los hace ideales para la automatización en tiempo real.

En WhatsApp, los webhooks se pueden configurar para detectar eventos como mensajes entrantes o actualizaciones de contactos y activar acciones en las plataformas conectadas. Plataformas sin código como HubSpot, Airtable y Zoho CRM simplifican este proceso al proporcionar interfaces fáciles de usar para configurar webhooks y flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. A continuación, veremos cómo crear activadores basados ​​en eventos para la mensajería de WhatsApp utilizando cada una de estas plataformas.

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¿Por qué integrar WhatsApp con CRM y plataformas No-Code?

La integración de WhatsApp con sistemas CRM y plataformas sin código ofrece varios beneficios:

• Comunicación en tiempo real : automatice las respuestas inmediatas a las consultas de los clientes para garantizar una interacción oportuna.
• Interacciones personalizadas : utilice los datos de CRM para enviar mensajes personalizados y mejorar la satisfacción del cliente.
• Eficiencia del flujo de trabajo : reduzca las tareas manuales automatizando procesos repetitivos como el seguimiento de clientes potenciales o la creación de tickets.
• Datos centralizados : sincronice las conversaciones de WhatsApp con los registros de CRM para obtener una vista única de las interacciones con los clientes.
• Escalabilidad : Las soluciones sin código facilitan la escalabilidad de la automatización sin contratar desarrolladores.

Al combinar las capacidades de mensajería de WhatsApp con las sólidas características de HubSpot, Airtable y Zoho CRM, las empresas pueden crear flujos de trabajo potentes basados ​​en activadores que mejoran las relaciones con los clientes y agilizan las operaciones.

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Configuración de webhooks de WhatsApp

Antes de profundizar en las integraciones específicas de cada plataforma, debe configurar la API de WhatsApp Business para habilitar la función de webhook. La API de WhatsApp Business permite a las empresas enviar y recibir mensajes mediante programación y admite webhooks para notificaciones de eventos en tiempo real. A continuación, se presenta un resumen general del proceso de configuración:

1. Obtenga acceso a la API de WhatsApp Business : asóciese con un proveedor de soluciones de WhatsApp Business .
2. Configurar webhooks : En el panel de control de la API de WhatsApp Business, genera una URL de webhook para recibir notificaciones de eventos (p. ej., mensajes entrantes, actualizaciones de estado). Asegúrate de que la URL use HTTPS por seguridad.
3. Verificar webhooks : Pruebe el webhook enviando una carga útil de muestra para confirmar que recibe los datos correctamente. La mayoría de las plataformas requieren una respuesta con el código de estado 200 para validar el webhook.
4. Eventos de mapa : define qué eventos de WhatsApp (por ejemplo, mensaje nuevo, actualización de contacto) activarán acciones en tus plataformas conectadas.

Una vez configurado su webhook de WhatsApp, puede integrarlo con HubSpot, Airtable o Zoho CRM para crear flujos de trabajo basados ​​en eventos.

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Integrar WhatsApp con HubSpot

HubSpot es una plataforma líder de CRM que admite integraciones de webhooks mediante sus herramientas de automatización de flujos de trabajo. Al conectar WhatsApp con HubSpot, puedes automatizar la mensajería en función de eventos de CRM, como el envío de nuevos formularios o cambios en la etapa de un acuerdo.

Guía paso a paso para configurar activadores de WhatsApp en HubSpot

1. Acceder a flujos de trabajo : en tu cuenta de HubSpot, navega a Automatización > Flujos de trabajo y crea un nuevo flujo de trabajo o edita uno existente.
2. Configurar un disparador : Elige un evento desencadenante, como "nuevo contacto" o "envío de formulario". Por ejemplo, cuando un contacto completa un formulario en tu sitio web, puedes activar un mensaje de WhatsApp.
3. Añadir una acción de webhook : En el editor de flujo de trabajo, haz clic en el icono "+" para añadir una acción. Selecciona Operaciones de datos > Enviar un webhook . Selecciona el POST e introduce la URL de tu webhook de WhatsApp (obtenida de tu proveedor de API de WhatsApp Business).

Configurar la carga útil : Asignar campos de HubSpot (p. ej., nombre de contacto, número de teléfono) a la carga útil del webhook en formato JSON. Por ejemplo:

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{ "phone_number" : "{{contact.phone}}" , "message" : "Hola {{contact.firstname}}, ¡gracias por registrarte!" }

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4. Autenticar el webhook : Selecciona un método de autenticación, como una clave API o una firma de solicitud, para proteger la conexión. HubSpot es compatible con OAuth 2.0 para una comunicación más segura.
5. Probar y activar : Pruebe el flujo de trabajo activando el evento (por ejemplo, enviando un formulario de prueba). Verifique que el mensaje de WhatsApp se haya enviado y recibido. Una vez confirmado, habilite el flujo de trabajo.

Ejemplo de caso de uso

Una agencia inmobiliaria utiliza HubSpot para gestionar clientes potenciales. Cuando un cliente potencial envía un formulario de consulta sobre una propiedad, un flujo de trabajo activa un mensaje de WhatsApp a través del webhook que dice: "Hola [nombre del cliente potencial], gracias por su interés en [nombre de la propiedad]. Nuestro agente se pondrá en contacto con usted en breve". Esta automatización garantiza una interacción inmediata y mejora los tiempos de respuesta.

El webhook de HubSpot reintenta hasta tres días si la solicitud inicial falla, lo que garantiza la confiabilidad. Sin embargo, tenga en cuenta los límites de velocidad de la API para evitar interrupciones.

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Integrar WhatsApp con Airtable

Airtable es una plataforma versátil sin código que combina funciones de hoja de cálculo con funciones de base de datos. Sus funciones de automatización admiten webhooks entrantes, lo que la hace ideal para sincronizar datos de WhatsApp con tu base de datos.

Guía paso a paso para configurar activadores de WhatsApp en Airtable

1. Crear una automatización : En tu base de datos de Airtable, ve a "Automatizaciones" y haz clic en " Crear automatización personalizada ". Selecciona el Cuando se recibe el webhook" en la lista.
2. Generar la URL del webhook : Airtable proporciona una URL única para el webhook en la configuración del disparador. Copia esta URL y configúrala en el panel de control de la API de WhatsApp Business para recibir eventos.
3. Prueba el webhook : Envía una carga útil de prueba desde tu proveedor de WhatsApp a Airtable. Asegúrate de recibir una respuesta {"success": true} que indique una conexión exitosa.
4. Añadir acciones : Añade una acción a la automatización, como " Crear registro" o "Actualizar registro" . Asigna los datos de carga útil del webhook (p. ej., contenido del mensaje, número de teléfono del remitente) a los campos de Airtable. Por ejemplo, puedes crear un nuevo registro en la tabla "Mensajes del cliente" con campos para el número de teléfono del remitente y el cuerpo del mensaje.
5. Mejore con integraciones: Agregue acciones adicionales, como enviar una notificación de Slack o actualizar una Hoja de Cálculo de Google, para ampliar el flujo de trabajo. Por ejemplo:
   
   • Acción 1: Crea una entrada de Airtable con el mensaje de WhatsApp.
   • Acción 2: Envíe un mensaje de Slack al equipo de soporte con los detalles del mensaje.
6. Probar y activar : Ejecute una prueba para comprobar que la automatización funciona correctamente. Si funciona correctamente, active la automatización .

Ejemplo de caso de uso

Un proveedor de atención médica utiliza Airtable para gestionar las solicitudes de sus pacientes. Cuando un paciente envía un mensaje de WhatsApp (por ejemplo, para solicitar una cita), el webhook activa una automatización que crea un nuevo registro en Airtable con el número de teléfono, el mensaje y la fecha y hora del paciente. Una acción de seguimiento notifica al equipo de soporte a través de Slack, garantizando así que ninguna solicitud quede sin respuesta.

La interfaz sin código de Airtable facilita la creación de flujos de trabajo complejos sin codificación, y su activador de webhook admite integraciones versátiles con plataformas externas.

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Integrar WhatsApp con Zoho CRM

Zoho CRM ofrece sólidas herramientas de webhooks y automatización de flujos de trabajo, lo que lo convierte en una potente plataforma para la integración con WhatsApp. Con extensiones como Wati o WOZTELL, las organizaciones pueden conectar WhatsApp con Zoho CRM para automatizar la mensajería y la sincronización de datos.

Guía paso a paso para configurar activadores de WhatsApp en Zoho CRM

1. Instalar una extensión de WhatsApp : Descarga una extensión de integración de WhatsApp (como Wati o WOZTELL) desde Zoho Marketplace. Autorízala para conectar tu API de WhatsApp Business con Zoho CRM.
2. Crear una regla de flujo de trabajo : En Zoho CRM, vaya a Configuración > Automatización > Reglas de flujo de trabajo y haga clic en Crear regla . Seleccione un módulo (p. ej., Clientes potenciales, Contactos) y defina la condición de activación (p. ej., "El estado del cliente potencial es nuevo").
3. Configurar webhook : En la regla de flujo de trabajo, seleccione Webhooks como acción inmediata. Introduzca la URL del webhook de WhatsApp proporcionada por su proveedor de API de WhatsApp Business. Especifique el POST y el formato JSON para la carga útil.

Datos del mapa : Asignar campos de Zoho CRM a la carga útil del webhook. Por ejemplo:

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{ "to" : "{{Lead.Phone}}" , "Mensaje: " ¡ Bienvenido a nuestros servicios, {{Lead.First_Name}}! "}

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4. Configurar la autenticación : utilice la autenticación OAuth 2.0 de Zoho o una clave API para proteger la conexión del webhook.
5. Probar y guardar : Añade datos de prueba para activar el flujo de trabajo (por ejemplo, crear un nuevo cliente potencial). Verifica que se envíe el mensaje de WhatsApp. Guarda y activa la regla de flujo de trabajo.

Ejemplo de caso de uso

Una empresa minorista utiliza Zoho CRM para realizar el seguimiento de los pedidos de sus clientes. Cuando el estado de un pedido cambia a "enviado", un flujo de trabajo activa un mensaje de WhatsApp a través del webhook para notificar al cliente: "¡Su pedido n.° [ID del pedido] ya se envió!". El mensaje se envía directamente desde Zoho CRM y la conversación se registra en el CRM para futuras consultas.

La integración de WhatsApp de Zoho CRM permite una comunicación fluida, y extensiones como Wati simplifican el proceso de configuración al proporcionar plantillas prediseñadas y herramientas sin código.

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Mejores prácticas para los activadores basados ​​en eventos de WhatsApp

Para garantizar integraciones de WhatsApp efectivas y confiables, siga estas prácticas recomendadas:

• Webhooks seguros : utilice siempre HTTPS para las URL de webhooks e implemente la autenticación (por ejemplo, claves API, OAuth 2.0) para proteger los datos.
• Manejar límites de velocidad : tenga en cuenta los límites de velocidad de la API tanto para WhatsApp como para la plataforma conectada para evitar interrupciones.
• Pruebe exhaustivamente : pruebe webhooks y flujos de trabajo con datos de muestra para garantizar un mapeo de datos preciso y una ejecución confiable.
• Supervisar fallas : configure notificaciones para fallas de webhook (por ejemplo, Zoho CRM envía alertas después de 15 minutos si falla un webhook).
• Utilice cargas útiles significativas : asegúrese de que las cargas útiles del webhook incluyan todos los datos necesarios (por ejemplo, número de teléfono, contenido del mensaje) para evitar acciones incompletas.
• Utilice herramientas sin código : utilice plataformas como Zapier, Make o Wati para simplificar la configuración de webhooks y la integración con WhatsApp.

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Desafíos y limitaciones

Si bien las integraciones de WhatsApp ofrecen beneficios importantes, existen algunos desafíos a considerar:

• Límites de velocidad de API : plataformas como Zoho CRM y HubSpot imponen límites de velocidad de API que pueden afectar los flujos de trabajo de gran volumen.
• Cargas útiles complejas : Las cargas útiles JSON con un formato incorrecto pueden provocar fallos en los webhooks. Asegúrese de que el formato y la validación sean correctos.
• Dependencia de terceros : la API de WhatsApp Business requiere un proveedor como Wati o Twilio, lo que puede generar costos adicionales.
• Privacidad de datos : garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos (por ejemplo, GDPR, CCPA) al manejar datos de clientes a través de WhatsApp.

Para mitigar estos desafíos, utilice proveedores confiables, valide las cargas útiles y monitoree el uso de la API para mantenerse dentro de los límites.

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Final

Los activadores basados ​​en eventos y los webhooks permiten a las empresas crear potentes flujos de trabajo automatizados de mensajería de WhatsApp mediante plataformas como HubSpot, Airtable y Zoho CRM. Estas integraciones facilitan comunicaciones personalizadas en tiempo real, flujos de trabajo optimizados y una gestión centralizada de datos, todo ello sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Siguiendo los pasos descritos anteriormente, las empresas pueden configurar automatizaciones sin necesidad de código para interactuar eficazmente con los clientes, responder a las consultas con rapidez y mejorar la eficiencia operativa. Ya sea para enviar mensajes de bienvenida, actualizar el estado de los pedidos o registrar las interacciones de los clientes, las integraciones de WhatsApp con CRM y plataformas sin código pueden revolucionar su estrategia de interacción con el cliente.

A medida que plataformas de mensajería como WhatsApp siguen dominando las comunicaciones empresariales, aprovechar los activadores basados ​​en eventos será clave para mantenerse competitivo en la era digital. Empieza a explorar estas integraciones hoy mismo para aprovechar al máximo el potencial de WhatsApp para tu negocio.

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